communicatie

Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!

Het stimuleren van eerlijke, constructieve en betrokken feedback zorgt ervoor dat de communicatie verbeterd wordt binnen een organisatie of een team. Iedereen wil graag groeien en dit doe je door te leren hoe je feedback kan geven en ontvangen op een manier die groei en betrokkenheid stimuleert. Leiders die veranderingen willen zien, en willen dat mensen kritisch denken en echt iets leren, moeten een cultuur creëren waarin medewerkers zich kwetsbaar kunnen opstellen. Ongemakkelijke gevoelens horen bij groeien en ontwikkelen en zijn onvermijdelijk, het is normaal dat dit erbij hoort en je bent niet de enige die hiermee kampt. Een organisatie moet die openheid vragen en creëren. Als je deze cultuur creëert dan neemt dit de spanning, angst en schaamte weg. Mensen verwachten dan dat ze zich zo nu en dan ongemakkelijk voelen; dat hoort er eenmaal bij. Wat helpt is om als leidinggevende feedback te vragen i.p.v. te geven. Op die manier geef je het goede voorbeeld en wordt het meer gemeengoed om dit te doen.

Het stimuleren van eerlijke, constructieve en betrokken feedback zorgt ervoor dat de communicatie verbeterd wordt binnen een organisatie of een team.

Kwetsbaarheid staat centraal in het feedbackproces, of we nu feedback geven, ontvangen of vragen. Die kwetsbaarheid welke gepaard gaat met onzekerheid, risico’s en emotionele blootstelling voor alle betrokkenen gaat nooit over, ook al zijn we getraind. Het voordeel van ervaring is dat we weten dat we de blootstelling en onzekerheid zullen overleven en dat het de moeite waard is het risico te nemen.

Goed om te weten is, dat we natuurlijke gedachtes hebben die onze onzekerheid wegduwen. Verstandig daarbij is om dit te herkennen en de gedachtes even te negeren en goed te luisteren naar hetgeen iemand zegt en er uiteindelijk iets mee te gaan doen. Enkele natuurlijke gedachtes zijn:

• Wie ben jij wel niet om dat te zeggen?
• Ja, maar zo doe ik het altijd, dat hoort gewoon bij mij.
• Ja, maar klopt het wel wat je daar zegt?

Feedback kun je geven wanneer je betrokken bent!

Je bent betrokken wanneer je de volgende checklist kunt afvinken:

1. Je bent bereid om naast diegene te zitten, i.p.v. tegenover;
2. Je bent bereid om te luisteren, vragen te stellen en te accepteren dat je het probleem mogelijk niet helemaal doorziet;
3. Je kunt diegene aanspreken op zijn/haar gedrag zonder diegene schaamte of schuldgevoelens te bezorgen;
4. Je hebt ook oog voor wat er goed gaat en niet alleen voor de fouten;
5. Je ziet de sterke punten en geeft tips hoe diegene deze kan gebruiken om haar/zijn zwakke punten aan te pakken;
6. Je kunt oprecht diegene bedanken voor de inspanningen in plaats van hem/haar aan te vallen op zijn/haar tekortkomingen;
7. Je bent bereid om problemen gezamenlijk aan te pakken, in plaats van naar diegene door te schuiven;
8. Je wilt verantwoording nemen voor je eigen aandeel;
9. Je kunt met diegene praten over hoe het probleem opgelost kan worden en hoe kansen worden geboden om te groeien;
10. Je kunt de kwetsbare opstelling en openheid geven die ook van hem/haar wordt verwacht.

* Inspiratie uit het boek van Brené Brown ‘De kracht van kwetsbaarheid’

Wat zou er veranderen in de betrokkenheid van werknemers als leiders naast hen gingen zitten en zeiden: “Bedankt voor je inbreng. Die is erg waardevol, want…..alleen ……. staat je groei in de weg. Wat kunnen we doen om dat te verbeteren?”

Effect van slechte feedback geven is stilstand en verdediging!

Als je onder druk staat, is het erg moeilijk om ruimte in je hoofd en hart te vinden voor het geven van goede feedback. Gewapende feedback is niet bevorderlijk voor blijvende en zinvolle veranderingen. Niemand staat open voor feedback en is bereid te veranderen of verantwoordelijkheid te nemen wanneer hij wordt uitgefoeterd. Dit leidt er alleen toe dat we onszelf automatisch in bescherming nemen.

Feedback kan je het beste geven door middel van het drieslagmodel met de volgende stappen:

1. Doe niet te veel suggestieve beweringen of oordelende uitspraken in de zin van “ik vond”. Benoem de feiten door aan te geven wat je hebt gezien of gehoord;
2. Geef aan wat de effecten van de feiten zijn;
3. Je sluit af met een compliment en een verbeterpunt. Een verbeterpunt geef je gelijkmatig en je kunt ervoor kiezen of hij/zij zelf het verbeterpunt kan benoemen. Mocht hij/zij dat niet kunnen dan geef jij jouw idee.

Om overleggen, presentaties of brainstormsessies optimaal te maken kun je ervoor kiezen om aan het einde elkaar feedback te geven. Degene die het overleg, de presentatie of brainstormsessie geeft, ontvangt feedback van alle aanwezigen. De aanwezigen moeten drie sterke punten noemen en een verbeterpunt volgens het drieslagmodel. Vervolgens is het de bedoeling dat ze, uitgaande van de drie sterke punten die ze hebben gevonden, een suggestie doen voor hoe degene die de sessie leidt, zichzelf op het zwakke punt kan verbeteren. Ook de leider geeft de deelnemers volgens het drieslagmodel feedback, want een goede sessie heeft te maken met actie en reactie.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

1. Wat is Ambitie?
2. Ondernemen met plezier, focus en overzicht;
3. Ontwikkelmogelijkheden voor een gezonde persoonlijke- en/of bedrijfsambitie;
4. Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!
5. Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken;
6. Tenderproces voor een winnend EMVI-Plan.

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

by Gabry van Leeuwen