Frank Boertje

Gabry heeft ons op een professionele en menselijke manier geholpen bij een contract waar de werksfeer gespannen was en tot te veel ongezonde conflicten leidde. Door een goede voorbereiding, tussentijdse evaluaties en sessies met de klant kunnen we weer met positiviteit de toekomst met elkaar in. Ik zal Gabry zeker aanbevelen als u met eenzelfde probleem zit, de kans dat het Gabry lukt om u hierbij te helpen acht ik zeer groot!

Originele referentie is te vinden op LinkedIn.


Iris Aalbers

Met Gabry haal je echt een topper in huis. We hebben samen het recruitment voor BAM Energie & Water onder ons gehad en hierdoor op diverse vlakken samengewerkt. Wat ik hierin fijn vond is de structuur die je had neergezet. Het recruitmentproces was duidelijk voor de klant en ook voor onze samenwerking had je een handige structuur neergezet in MS Teams.

Daarnaast heb je een nuchtere blik op zaken en heb je een enorme drive om de klant goed te kunnen bedienen. Hierdoor kwam je met vernieuwende initiatieven zoals bijvoorbeeld de Werfathon. Ondertussen hebben we hier al de 3e editie van gehad en is dit BAM breed opgepakt.

Je bent een heel fijn persoon met ontzettend veel humor, begrip en goede adviezen. Ik heb enorm veel met je gelachen en veel van je geleerd, dank hiervoor!

Originele referentie is te vinden op LinkedIn.


Tim Legerstee

Ik heb je leren kennen als een accurate en vernieuwende Recruitment-collega. Je hebt met name op het gebied van nieuwe wervingsactiviteiten het verschil gemaakt. Denk aan het opzetten en begeleiden van een Werfathon, maar ook met een overzichtelijke, uitgebreide wervingsprognose en handvatten voor hiring managers. Tot slot waardeer ik je humor, ik heb flink met je mogen lachen!

Originele referentie is te vinden op LinkedIn.

 


Effectief notuleren met resultaat voor iedereen!

Problemen met notuleren? Hoe zorg je ervoor dat het notuleren door iedereen als zinvol wordt ervaren? Door doelgericht, efficiënt, inspirerend, met de tijd mee, kansrijk, digitaal, waardevol én nuttig te zijn.

Omdat SUCCES PLAN verscheidene opdrachten uitvoert bij verschillende klanten weten we dat er een diversiteit bestaat aan notulen, het opvolgen van de acties en het borgen van besluiten of werkprocessen. Maar hoe zorg je er nu voor dat de notulen gaan leven en vooral effectief en efficiënt zijn voor iedereen? Op internet is veel informatie te vinden over de opzet van notulen met enkele tips. Notulen zijn niet vrijblijvend maar dienen vooral goed geborgd te worden zodat betrokkenen op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en de gestelde doelen behaald kunnen worden.

Nut en noodzaak notuleren: Notuleren van afdelings-, project- of directie- en managementvergaderingen behoort van oudsher tot een van de taken om samen te werken. Bijzonder is dat men dat niet beschouwt als een van de meest geliefde taken. En dat is jammer! Het notuleren helpt de organisatie om onderwerpen, acties en besluiten te borgen, draagvlak te creëren door opvolging te geven en zaken terug te lezen wanneer dat nodig is. Doordat je betrokken bent bij de voorbereiding én het bijwonen van de vergadering weet je als geen ander wat er speelt en daardoor kun je nog sneller en pro-actiever reageren op en informeren over zaken die spelen in de organisatie!

1. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is erg belangrijk en kun je onderverdelen in:

  • Het opstellen van de agendapunten en het inlezen van alle agendastukken en/of onderwerpen: Dit is belangrijk om de hoofd- en bijzaken tijdens een discussie te kunnen onderscheiden. Daarnaast hoeft datgene wat in een vergaderstuk, werkproces of handboek staat, niet genotuleerd te worden maar kan ernaar verwezen worden.
  • Formuleer goed het doel van een agendapunt en/of laat je goed informeren: Bij een goede voorbereiding weet je hoe je het overleg moet leiden en/of moet beluisteren. Er kan een drietal doelen worden onderscheiden:
      1. Informeren;
      2. Discussiëren;
      3. Actie/besluitvorming.
  • Uitwerken: Ook het uitwerken van de notulen begint bij de voorbereiding van de vergadering. Wanneer je geen gebruik maakt van vergadersoftware is het handig om voor zowel de agenda als de notulen eenzelfde format te gebruiken. De een sla je op als “Agenda” en een kopie ervan sla je op als “Notulen”. Je kan ook een digitaal bord maken in bijvoorbeeld “Microsoft Whiteboard”.

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk.


  • Stel het doel en de agendapunten van de vergadering vast;
  • Zorg dat de juiste deelnemers aan tafel zitten en stel vast wie de notulen moet inzien;
  • Zorg voor een overzichtelijke lay-out die voor iedereen begrijpelijk en gemakkelijk terug te lezen is;
  • Informeer van te voren naar bijzonderheden zoals sfeer, emoties en eventuele problemen;
  • Bereid de afrondingen van de agendapunten voor zodat erop gestuurd kan worden;
  • Vul alvast het ‘voorblad’ van je notulen in;
  • Maak, indien nodig, een presentielijst;
  • Check je registratiemateriaal;
  • Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet.

Actielijst: Het lijkt zo simpel om een goede actielijst te maken, maar in de praktijk blijkt dat velen hier toch nog over struikelen. Sommigen zetten de actie in de notulen zelf, dus bij het betreffende agendapunt. Het nadeel hiervan is, dat als de actie niet wordt uitgevoerd, je het actiepunt kwijt bent. En wie bewaakt dan nog dat punt? Bovendien moet je de notulen doorlopen om je actiepunten eruit te halen. Makkelijker is het om alle actiepunten in één schema te zetten en bovenaan in de notulen. Zorg ervoor dat je huidige actielijst steeds meeverhuist naar je nieuwe notulen. De volgende kolommen zijn handig voor een actielijst:

  1. Nr: Elk actiepunt krijgt een nummer. Zo kun je gemakkelijk de actielijst doorlopen;
  2. Datum: Bij de datum vermeld je de datum van de huidige vergadering;
  3. Punt: Dit is het agendapunt waaruit het actiepunt komt. Mochten er vragen zijn over het actiepunt, dan hoef je niet je gehele notulen door te scrollen;
  4. Wie: Is degene die de actie moet ondernemen;
  5. Wanneer: Is wanneer de actie uitgevoerd moet worden;
  6. Status: De status van de actie die je kunt standaardiseren naar loopt, on-hold, op termijn of afgehandeld.

De actielijst is een dynamische lijst; hij verandert steeds. Punten die zijn afgehandeld, haal je van de actielijst af. In het schema zie je dan ook dat de nummering niet helemaal doorloopt en nummers gaan ontbreken die afgehandeld zijn. Het handigste is om elke maand, elk kwartaal of elk jaar opnieuw te nummeren, zodat je niet in de 100-tallen terecht komt.

Besluitenlijst: Een besluitenlijst is een statische lijst, die niet verandert. Het besluit is immers genomen. In de praktijk zien wij weleens dat bij elke vergadering een nieuwe besluitenlijst gemaakt wordt. Het is praktischer om één besluitenlijst te gebruiken met een indeling op de verschillende onderdelen van het primaire proces, het besturende proces of de ondersteunende processen. Zo hoef je niet alle notulen door te worstelen om te zien wat er besloten is, maar heb je één duidelijk overzicht. Per besluit staat een verwijzing waar het besluit geborgd is, zodat ook het proces aangepast is op het besluit en iedereen daarnaar gaat werken. De volgende kolommen zijn handig voor een besluitenlijst:

  1. Nr: Elk besluit krijgt een nummer. Zo kun je gemakkelijk de besluitenlijst doorlopen;
  2. Datum: Datum van het besluit;
  3. Verwijzing notulen: Als je de notulen op Sharepoint bewaakt, kun je een verwijzing (hyperlink) maken naar de notulen;
  4. Verwijzing waar het besluit geborgd is: Om goed te kunnen borgen zijn er duidelijke en eenvoudige processen noodzakelijk die centraal bewaakt worden en inzichtelijk zijn voor de betrokkenen. Er kan dan verwezen worden naar het primaire proces, het besturende proces of de ondersteunende processen via een hyperlink naar bijvoorbeeld Sharepoint of Googledrive, een handboek, processchema of projectenmap. Er kan ook verwezen worden naar een bepaald softwaresysteem waarin gewerkt wordt;
  5. Besluit: Omschrijving van het besluit.

Resultaat begint met een slimme lay-out

3. Uitvoering

Iedere vergadering dient te bestaan uit een check in waar er ruimte is voor emotie, humeur en humor. Daarna wordt er overgegaan naar de actiepunten en besproken punten van het vorige overleg, de borging van de besluiten uit het vorige overleg en de inhoudelijke agendaonderwerpen. Zo ontstaat er een up-to-date borging waarin het plan, de do-, check- en act-cyclus is geborgd.

Zijn er vragen? Dan pak je de verwijzingen naar het geborgde proces, onderwerp of besluit erbij en bespreek je de inhoud. Zo leer je iedereen omgaan met hoe zaken geborgd worden. Wees alert, grijp in bij onduidelijkheden (denk niet: “Dat vraag ik later wel.”), luister naar signaalwoorden en luister naar concrete afrondingen. Maak na elk vergaderpunt een samenvatting en check of de belangrijkste zaken genoteerd zijn.

Wat doe je nu met de actiepunten die steeds maar weer worden doorgeschoven? Hierin rust een belangrijke taak voor de voorzitter die tijdens de vergadering dient te achterhalen waarom een actiepunt wordt doorgeschoven. Daarom is het handig om bij elk actiepunt óók een deadline te vermelden.

Redenen waarom agendapunten steeds terugkomen zijn:

  • Slecht voorbeeldgedrag van de teamleider;
  • Geen aanspreekcultuur;
  • Onrealistisch timemanagement, het is niet haalbaar;
  • Gedeelde verantwoordelijkheid (“Ik dacht dat jij het zou doen…”);
  • Sociaal wenselijk gedrag, het gevoel dat je ‘ja’ moet zeggen dus dat doe je dan maar;
  • Er is nog geen urgentie en dus is het onnodig vroeg geprogrammeerd;
  • Actielijstjes worden er vaak pas vlak voor de vergadering bij gepakt, nog ‘snel’ even afhandelen;
  • Actiepunten worden niet vol overgave, bewustwording en betrokkenheid vastgesteld!

Het voorkomen dat actiepunten steeds terugkomen tijdens de vergadering:

  • Maak de afweging of het actiepunt belangrijk genoeg is en iets bijdraagt/oplevert ten aanzien van de doelstellingen;
  • Check of het echt zo snel moet of dat het misschien ook later kan;
  • Zorg dat duidelijk is wie het gaat doen en wat er nodig is om de taak uit te voeren;
  • Maak een eindscore per vergadering: hoeveel procent van de actiepunten is afgetikt? Evalueer dit aan het eind en vergelijk de score met de vorige vergadering;
  • Als een teamlid zijn acties niet afgehandeld heeft dan trakteert hij/zij op taart of iets gezonds;
  • Check bij ieder niet nagekomen punt of dit voorzien had kunnen worden om hier vervolgens iets van te leren;
  • Beloon afgeronde actiepunten.

3. Na de vergadering:

Blijf 10 minuten langer in de vergaderzaal om structuur te brengen in de aantekeningen. Wacht niet te lang met uitwerken; het is slim om je notulen binnen twee werkdagen uit te werken. Zorg voor een rustige ruimte waarin je je kunt concentreren en laat je niet afleiden. Cluster alles netjes, wees kort en bondig en voorkom dubbelingen. Zorg dat de lay-out duidelijk is met sprekende en actuele hoofdstukken. Zorg dat het gemakkelijk leest door een duidelijke zinsopbouw waarbij eventuele verwijzingen dienen te kloppen. Nieuwe digitale programma’s, tools en apps maken notuleren makkelijker en sneller.

Stuur het verslag naar alle noodzakelijke ontvangers. Gooi je aantekeningen pas weg nadat de notulen in de volgende vergadering zijn goedgekeurd.

Je kunt de actielijst ook in een apart bestand of een softwareprogramma zoals Trello of Microsoft Planner maken. Voor diegenen die acties moeten uitvoeren is het handig om na de vergadering hiervoor alvast tijd af te blokken in de agenda’s. Zo wordt voorkomen dat agenda’s vollopen en er vergeten wordt om de acties uit te voeren.

Wil je meer weten over BEDRIJFSPROCESSEN lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

  1. Tijd creëren en overview bewaken;
  2. Procesmanagement, de sleutel voor interne processen, marktpositie en klantwaarden!
  3. Checklist voor het up-to-date houden van het AVG-Proces;
  4. Risicomanagement als drijfveer voor groei!
  5. Leiderschap is het sturen en bewaken van processen, creativiteit en innovatie!
  6. Het bedrijfsproces afstemmen op de klantvraag;
  7. Effectief notuleren met resultaat voor iedereen!

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.


Het bedrijfsproces afstemmen op de klantvraag

Processen vormen het hart van een organisatie en hebben invloed op de kwaliteit van producten, diensten en de beleving van de klant. Dat maakt het belangrijk om bedrijfsprocessen goed vast te leggen waarbij de organisatie inzage heeft in klantgegevens, marktkennis, ontwikkelingen en in de eigen organisatie met betrekking tot product of dienst en resultaten.

Kennis opdoen van de klanten

Denk niet vanuit je organisatie maar vanuit de klant, waar bij alles wat je doet de belangrijkste vraag moet zijn: “Wat heeft mijn klant hieraan en wat is in zijn ogen het beste alternatief?”. Het doel moet zijn om maximale waarde te creëren voor de klant. Bedrijven met enthousiaste klanten groeien harder dan soortgelijke bedrijven met minder enthousiaste klanten. Als potentiële klanten goede berichten horen over je organisatie, nemen je kansen op nieuwe klanten en herhalingsaankopen toe. Een klant moet voelen dat jij zijn behoefte begrijpt en daar goed op inspeelt. Zo bouw je vertrouwen op waarmee je direct voor gaat lopen op de concurrent. Een tevreden klant kan jaren na een aankoop nog een positieve aanbeveling geven.

Kennis opdoen van de markt en de ontwikkelingen

Denk je vanuit de klant en de mogelijkheden in de markt, dan is de kans reëel dat je met een ander product of een andere dienst komt. De meeste producten en diensten worden ook door de concurrent aangeboden. Misschien zijn ze wel anders maar in de ogen van de klant zit er vaak (te) weinig verschil in. Iedereen levert kwaliteit. Je hebt een organisatie nog nooit horen zeggen dat zij geen kwaliteit leveren. Het gevolg is dat er vaak op prijs wordt geselecteerd. Logisch! Wat doe je zelf als je geen ander onderscheidend vermogen ziet? Heb je wel een duidelijk ander onderscheidend vermogen, dan is de prijs niet als enige doorslaggevend.

Inzage in eigen organisatie en resultaten

Kennis van de organisatie, diensten of producten is dus ook van groot belang. Het is raadzaam onder de medewerkers een kennistoets af te nemen over de processen en diensten of producten in de organisatie. Het is een creatieve manier om te zorgen dat hiaten boven tafel komen en het imago en de identiteit versterkt worden doordat iedereen dezelfde uitstraling heeft over het bedrijf. Het werkt efficiënt en effectief om informatie centraal op te slaan waarbij allerlei bronnen informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Je voorkomt hierdoor dat data naast elkaar gebruikt gaan worden en/of gaan zweven.

Zorg voor de mogelijkheid om flexibel de processen te verbeteren of te innoveren zonder dat daar veel kosten mee gemoeid zijn. Daarnaast is het raadzaam om in de overlegstructuur rapportages te bespreken, te bewaken en tijdig bij te sturen.

Succesvol product of dienst =

Klantkennis + Bedrijfskundige kennis + Creativiteit

Vragen die minimaal jaarlijks gesteld dienen te worden en gekoppeld moeten worden aan een businessplan zijn:

  1. Hoe tevreden zijn klanten op dit moment? Klanttevredenheidsonderzoek!
  2. Hoe tevreden zijn de medewerkers? Het gevoel dat mensen krijgen bij je organisatie speelt ook een veel belangrijker rol dan velen denken. Je identiteit, waar je voor staat, waarom je doet wat je doet. Of mensen daar graag bij willen horen.
  3. Hoe ziet je imago eruit? Het imago is daarbij de afspiegeling van de identiteit van een organisatie. Het imago wordt dus bepaald door de manier waarop een organisatie of bedrijf wordt waargenomen door externe groepen, zoals huidige en potentiële klanten.
  4. Wat is ons onderscheidende vermogen? Ben je ergens goed in, maak dat dan duidelijk voor de klant en zorg dat je daarin ook echt tot de top behoort. Laat zien wat je onderscheidend vermogen is.
  5. Wat is de toegevoegde waarde van het bedrijf? Het net even anders zijn of net even meer bieden is waarde geven. Je kunt ook waarde toevoegen door een betere belevenis te bieden.
  6. Welke innovaties kunnen gecreëerd worden?

Er zijn verschillende modellen om bovenstaande vragen op een gestructureerde manier te onderzoeken zodat je niets over het hoofd ziet.


Enkele modellen zijn:

  • Balanced Scorecard;
  • Gap-Analyse;
  • Customer Journey;
  • Business Model Canvas;
  • Klanttevredenheid model Thomassen.

Wil je meer weten over BEDRIJFSPROCESSEN lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

  1. Tijd creëren en overview bewaken;
  2. Procesmanagement, de sleutel voor interne processen, marktpositie en klantwaarden!
  3. Checklist voor het up-to-date houden van het AVG-Proces;
  4. Risicomanagement als drijfveer voor groei!
  5. Leiderschap is het sturen en bewaken van processen, creativiteit en innovatie!
  6. Het bedrijfsproces afstemmen op de klantvraag;
  7. Effectief notuleren met resultaat voor iedereen!

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.


Tenderproces voor een winnend EMVI-plan!

Een winnend EMVI-plan betekent vooraf een proces met veel lezen, verzamelen van gegevens, coördineren, brainstormen, veel sparren, uitschrijven en overview en deadlines bewaken. Dit vindt allemaal plaats binnen een kort tijdsbestek waarbij de gewone werkzaamheden van de informanten veelal doorgaan. Het vraagt nogal wat van het tenderteam en de organisatie!

Door het bepalen van de strategie en de manier van schrijven ontstaat een EMVI-plan dat past bij de klantvraag. Een winnend EMVI-plan draagt oplossingen aan die de pijnpunten van de klant wegnemen. Daarom is het belangrijk dat je de klant goed kent. Alleen dan behaalt de inschrijvende organisatie haar commerciële doelen!

Het tenderproces bestaat uit een aantal onderdelen en begint met de kick-off waar gezamenlijk de planning wordt opgesteld, de scope wordt verdeeld en de informanten en reviewers als experts worden samengesteld. Zowel bij het samenstellen van de informanten, de reviewers als het tenderteam moet gekeken worden naar de toegevoegde waarden en de diversiteit van functies op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau. Vervolgens worden de aanbestedingsdocumenten grondig gelezen en de gegevens per criterium geclusterd. Dit kun je eenvoudig doen door aantekeningen te maken en verwijzingen te verzamelen. Voor de verdere gegevensverzameling zoek je naar klantinformatie zoals berichten op social media, beleidsstukken, visies enz. De aantekeningen gebruik je voor het voorbereiden van de sessies en als check wanneer het EMVI-plan af is of alle onderdelen voldoende beschreven zijn.

De eerste brainstormsessie gaat over het klantonderzoek en het doorgronden van de EMVI-criteria met beoordelingskader. Het doel van de sessie is de zorgvraag met pijnpunten en risico’s te achterhalen. Kijk hiervoor door de bril van de klant. Daarnaast worden de kansen en bedreigingen ten aanzien van het inschrijven onderzocht. Uiteindelijk moet vanuit de sessie de “Strategy 2 Win” bepaald worden. Daaropvolgend worden er sessies georganiseerd voor de criteria waarbij gezocht moet worden naar de vernieuwende maatregelen en Unique Selling Points (USP).

Om het overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken.


Om de overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken. Tijdens de tussentijdse deadlines neem je even een stap terug om het grote geheel te bekijken. Is je strategie nog steeds herkenbaar? Komt deze in ieder onderwerp en hoofdstuk duidelijk terug? Blijkt uit je plan dat je de pijn en risico’s van de opdrachtgever kent? Om deze vragen te beantwoorden kun je natuurlijk ook iemand inschakelen die het plan nog niet gelezen heeft.

Als het EMVI-plan voor 80% klaar is, is het tijd om te reviewen. Hiervoor is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat er van de reviewers verwacht wordt. Stuur het EMVI-plan tijdig op zodat ze voldoende tijd hebben om het te lezen, voor te bereiden en hun feedback te geven. Wanneer het plan 100% staat, volgt de laatste review. Daarna kan begonnen worden aan de lay-out.

Tot slot is het belangrijk om zowel intern als extern te evalueren. Naast het feit dat dit goed is om het tenderproces te blijven verbeteren, heeft dit ook een positieve invloed op de persoonlijke ontwikkeling van de tenderteamleden!

Tips en voordelen voor het maken van een winnend EMVI-plan

Voordelen van een gestructureerd tenderproces:

  • Er is meer ruimte en flexibiliteit in de plannen;
  • Creativiteit wordt gestimuleerd;
  • Het vermindert discussies en het zorgt dat de neuzen dezelfde kant op staan;
  • De vaart blijft in het proces;
  • Door een goede vastlegging worden stappen vereenvoudigd of kunnen worden overgeslagen;
  • Alle afspraken worden centraal beheerd waardoor ze niet vergeten worden;
  • Iedereen is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Voordelen van een creatieve brainstormsessie:

  • Gezamenlijk bepalen van de strategie met de rode draad;
  • Door blijven vragen tot de maatregel gevonden is waarbij de score 10 behaald wordt;
  • In een relatief korte tijd komen tot oplossingen en maatregelen/prestatiebeloftes;
  • Commitment en draagvlak creëren binnen de organisatie;
  • Ontstaan van nieuwe ideeën;
  • Het zorgt voor een ontspannen en informele sfeer.

Tips voor de opbouw van het EMVI-Plan:

  • Zorg voor slimme maar vooral vernieuwende ideeën die je ook kunt nakomen;
  • Vermeld maatregelen/prestatiebeloftes in overzichtelijke blokjes. Hierdoor wordt de toegevoegde waarde zichtbaar;
  • Beschrijf de borging van de maatregelen/prestatiebeloftes;
  • Beschrijf USP’s en laat logische eisen zoveel mogelijk weg. Zorg dat de USP’s opvallen in het plan. Hiermee wordt de meerwaarde duidelijk zichtbaar;
  • Zorg voor een plezierig lezend plan door helder en overtuigend te schrijven;
  • Bouw een gevoel van vertrouwen op;
  • Noem de risico’s/pijnpunten en vervolgens de beheersmaatregel;
  • Leg je plan langs de SMART-meetladder (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden);
  • Maak gebruik van harde beloftes;
  • Simuleer een praktijksituatie waarbij je uitleg geeft over de acties en maatregelen;
  • Benoem referenties;
  • Zorg voor een duidelijk overzicht zodat de beoordelaar de criteria gemakkelijk kan herleiden en de beoordelingspunten kan afvinken.

Tips voor het schrijven van het EMVI-PLAN:

  • Zorg ervoor dat het plan voor zowel techneuten als niet-techneuten leesbaar is;
  • Gebruik geen woorden als “meer”, “beter”, “minder”, “zullen”, “sneller”, “zo veel mogelijk”, “beste” en “veiligste”. Dit zijn woorden die nietszeggend zijn;
  • Wissel korte en bondige zinnen af met wat langere zinnen. Korte zinnen hebben maximaal 12 woorden en langere zinnen maximaal 18;
  • Schrijf korte en bondige alinea’s, gemiddeld 12-14 regels per alinea;
  • Maak gebruik van opsommingen;
  • Schrijf actief en laat passieve woorden als ‘worden’, ‘zullen’ en ‘zijn’ achterwege!
  • Zorg voor minimaal 1 afbeelding of tabel per pagina en zorg voor consistentie tussen de afbeelding en de tekst;
  • Gebruik een leuke of grappige quote of een opvallende term die blijft hangen bij de lezer;
  • Benoem het probleem van de klant, vervolgens het proces en geef daarná pas de oplossing;
  • Maak ter verduidelijking gebruik van processchema’s, planningen en/of iconen.

Tips voor professionaliteit uitstralen:

  • Wees overtuigend en speel in op het gevoel van de klant;
  • Houd het simpel en prettig leesbaar;
  • Maak indien mogelijk een inhoudsopgave met een leeswijzer en toelichting;
  • Maak gebruik van mooie illustraties, (proces)schema’s, tabellen, matrixen, grafieken en afbeeldingen die laagdrempelig, leesbaar en helder zijn;
  • Wees creatief met de vormgeving. Wanneer in de eisen staat dat het plan maximaal zes A4’tjes tekst mag bevatten, kun je overwegen een extra blad met afbeeldingen toe te voegen. Ook kun je per criterium een inhoudsopgave maken;
  • Pas de opmaak aan op het project, de opdrachtgever of het thema dat centraal staat. Laat vooral de eigen huisstijl los;
  • Experimenteer door afbeeldingen, kolommen, marges of verschillende posities toe te passen. Wil je het echt anders doen dan kun je bewegende beelden, sitepagina’s of interactieve links in pdf toevoegen.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

    1. Wat is Ambitie?
    2. Ondernemen met plezier, focus en overzicht;
    3. Ontwikkelmogelijkheden voor een gezonde persoonlijke- en/of bedrijfsambitie;
    4. Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!
    5. Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken;
    6. Tenderproces voor een winnend EMVI-Plan.

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

Samenwerken met SUCCES PLAN biedt jou:

  • Brainstormen voor onderzoek en strategie waarbij we kritische vragen stellen en doorvragen;
  • Aandragen van creatieve ideeën;
  • Werken met sjablonen en een standaard tenderproces. Hierdoor verhogen wij de efficiëntie;
  • Schrijven van een SMART EMVI-plan;
  • Professionele vormgeving;
  • Flexibele capaciteit.

Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken

Terugblikken doe je om te kijken of je tevreden bent geweest; zijn de vooropgestelde doelen volbracht, wat had beter gekund en wat kunnen we ervan leren. Daarnaast is het goed om bij het succes of ontwikkelingen van afgelopen jaar stil te staan en wellicht heb je nog iets te vieren! Met een ondernemersplan/jaarplan kijk je vooruit en maak je de kansen en bedreigingen inzichtelijk. Je werkt je ambitie uit, zorgt dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan en je creëert focus. Daarbij dien je rekening te houden met invloeden van buitenaf zoals trends, innovaties en maatschappelijke, politieke, culturele, economische en technologische ontwikkelingen.

Voldoen de bedrijfsdoelen en strategie nog voor het komende jaar of dient er bijgestuurd te worden?


Onderwerpen die in het jaarplan opgenomen dienen te worden zijn:

  • De onderneming met visie, missie, strategie en personeel;
  • Marktonwikkelingen, klantsegmenten, klantrelatie, kanalen en een concurrentieanalyse;
  • SWOT (strengths, weaknesses, opportunities en threats) analyse;
  • Marketingmix: klantwaarde, kernactiviteiten product/dienst, prijs, promotie, personeel en middelen;
  • Strategische partners;
  • Ontwikkeling (personeel en bedrijf) en Innovatie;
  • Financieel plan: kostenstructuur en inkomstenstromen;
  • Planning en borging.

Het plan van SUCCES PLAN is voor 2021 inmiddels af!

Hoe zit het met jouw plan?

Elk jaar staan we bij SUCCES PLAN stil bij wat er het afgelopen jaar gebeurd is. We kunnen zeggen dat het een bewogen jaar is geweest met leuke en nieuwe ontwikkelingen en helaas door corona ook het eerder beëindigen van opdrachten. Bij SUCCES PLAN blikken we elk jaar terug om te evalueren en te kijken of we tevreden zijn geweest; zijn de vooropgestelde doelen behaald, wat had beter gekund, wat kunnen we ervan leren en kunnen we nog vernieuwen. Daarnaast is het goed om toch ook bij het succes van afgelopen jaar stil te staan. Hieronder volgt een opsomming van de gebeurtenissen:

  • Site SUCCES PLAN: In totaal zijn er gedurende het jaar acht nieuwsbrieven op de site van SUCCES PLAN en op LinkedIn verschenen. De tekst op de site voor de homepages en AMBITIE is verbeterd en daarnaast hebben we een tabblad gemaakt voor referenties;
  • Borgen van processen: De theorieën “Van Maken naar Raken”, “Oplossingsgericht Werken” en “Het groot werkvormen boek” zijn geborgd in de bedrijfsprocessen voor de diensten. We hebben voor het maken van EMVI-plannen, marketingplannen, presentaties en voor brainstormsessies de processtandaarden geoptimaliseerd;
  • Ontwikkeling: We vinden het belangrijk om ook zelf aan onze persoonlijke ontwikkeling te werken en hebben trainingen gevolgd voor het effectief presenteren. Tijdens de training hebben we een mooie presentatie gemaakt voor SUCCES PLAN. Hier gaan we in 2021 een promotiefilm van maken;
  • Nieuw: We hebben een hulpmiddel ontworpen voor ondernemers die een volgende stap willen maken. Dit gaan we in 2021 promoten “SUCCES VERVOLGSTAPPEN VOOR ONDERNEMERS”.

Terugblikken doe je om te kijken of je tevreden bent geweest; zijn de vooropgestelde doelen volbracht, wat had beter gekund en wat kunnen we ervan leren.


Ambitie: In de vorm van een plan van aanpak hebben we voor Van Gelder Verkeerstechniek EMVI-plannen geschreven voor aanbestedingen. Voor het verzamelen van gegevens, het bepalen van de strategie en het uitwisselen van ideeën hebben we verschillende brainstormsessies georganiseerd.

Recruitment: Tot en met maart hebben we als Corporate Recruiter bij Croonwolter&dros gewerkt. In deze functie waren we verantwoordelijk voor het borgen van het recruitmentproces binnen de divisie Infra en het werven en selecteren van kandidaten. Omdat de organisatie flink moest groeien hebben we een strategische recruitmentplanning gemaakt en opgesteld voor drie jaar. Daarin waren meegenomen de verwachte groei, uitstroom, doorstroom, detavast, stagiaires/afstudeerders en BBL’ers. Wegens corona werd er een vacaturestop ingelast en eindigde de opdracht helaas eerder dan gepland.

Vanaf mei zijn we begonnen met het onderzoeken van nieuwe recruitmentmogelijkheden voor het detacheren en werven en selecteren. We zijn begonnen met het selecteren van een vaste pool van specialisten gericht op infra met een achtergrond in de elektrotechniek en werktuigbouwkunde.

Bedrijfsprocessen: Voor een aantal ondernemers hebben we processchema’s gemaakt voor het primaire en secundaire proces. Hierdoor werden knelpunten zichtbaar en verbeteringen bedacht en doorgevoerd. De verbeteringen bestonden voornamelijk uit handelingsduur, besparing van licenties en het verbeteren van de structuur zodat het overzichtelijk werd en iedereen overal snel toegang tot had.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

  1. Wat is Ambitie?
  2. Ondernemen met plezier, focus en overzicht;
  3. Ontwikkelmogelijkheden voor een gezonde persoonlijke- en/of bedrijfsambitie;
  4. Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!
  5. Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken;
  6. Tenderproces voor een winnend EMVI-Plan.

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.


Jan Croes

Accuraat, doelgericht, scherpe blik, communicatief, sterk gevoel voor het ontleden en vastleggen van processen, feeling en een ruim netwerk in de wereld van Infratechniek en Mobiliteit. Dat krijg je als je SUCCES PLAN, lees: Gabry van Leeuwen, inzet om te komen tot procesomschrijvingen en brainstormsessies in het kader van het opstellen van Plannen van Aanpak in diverse EMVI aanbestedingen. Warm aanbevolen!

Originele referentie is te vinden op LinkedIn.


Passende gedragsstijl bij een vacature en tijdens een interview

Om beter in te spelen op het gedrag van de gesprekspartner en om deze professioneler te kunnen benaderen gaan we uit van vier hoofdgedragsstijlen;

  1. Indirect;
  2. Direct;
  3. Taakgericht;
  4. Mensgericht.

Om effectief te communiceren is het goed om de DISC gedragsstijlen te gaan herkennen, zie ook bijgevoegd document “Gedragsstijlen“ waarin houding, motivatie, behoefte en reacties staan beschreven van de DISC.

  • DIRECT + TAAKGERICHT = D-Stijl (Dominant)
  • DIRECT + MENSGERICHT = I-Stijl (Interactief)
  • INDIRECT + MENSGERICHT = S-Stijl (Stabiel)
  • INDIRECT + TAAKGERICHT = C-Stijl (Consciëntieus)

Bepaal vooraf welke gedragsstijl wenselijk is bij het vacatureprofiel!

Als je goed kijkt en luistert, dan kun je de gedragsstijl van de ander ‘lezen’ zodat je weet of je gesprekspartner meer vanuit het WAT, WIE, HOE of WAAROM communiceert, zoals omschreven bij “Juiste Houding”. Hiermee sluit je beter aan op de communicatie en gedragsstijl van de ander, begrijp je elkaar beter en ga je veel effectiever communiceren.

Iedereen heeft elk van deze gedragsstijlen in zich. Op het ene moment toon je meer direct gedrag en op het andere moment bijvoorbeeld weer meer mensgericht gedrag. Het is belangrijk om te weten dat het gedrag wordt beïnvloed door je gesprekspartner, de situatie en de omgeving. Het komt nooit voor dat iemand uitsluitend, voor honderd procent, dominant, interactief, stabiel of consciëntieus gedrag vertoont. Het gedrag van mensen is altijd een combinatie waarbij een van de drie gedragsvormen zich het duidelijkste profileert. Het is dan goed om je op de stijl te richten die iemand het meest laat zien en daar concentreer je je als eerste op. De tweede stijl neem je in gedachte alvast mee. Je weet in ieder geval ook welke stijl iemand helemaal niet laat zien.

Door vooraf te bepalen welke gedragsstijl wenselijk is bij het vacatureprofiel kun je je vragen daar al op voorbereiden. Hierdoor kun je naast de antwoorden ook goed doorgronden of de persoon met zijn/haar gedragsstijl past binnen de functie en organisatie.

Wil je meer weten over interviewen of recruitment lees dan ook de voorgaande nieuwsbrieven:

  1. Tips Sollicitatiebrief;
  2. Hoofdtaak- en Succes Recruitment;
  3. Een goede eerste indruk tijdens een zakelijk- of sollicitatiegesprek;
  4. Interviewen met gewenst resultaat;
  5. Wat vertelt non-verbaal gedrag tijdens een interview!

Mis niets meer

Elke maand een wisselende nieuwsbrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe je een sollicitatiegesprek goed kan voorbereiden? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.


Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!

Het stimuleren van eerlijke, constructieve en betrokken feedback zorgt ervoor dat de communicatie verbeterd wordt binnen een organisatie of een team. Iedereen wil graag groeien en dit doe je door te leren hoe je feedback kan geven en ontvangen op een manier die groei en betrokkenheid stimuleert. Leiders die veranderingen willen zien, en willen dat mensen kritisch denken en echt iets leren, moeten een cultuur creëren waarin medewerkers zich kwetsbaar kunnen opstellen. Ongemakkelijke gevoelens horen bij groeien en ontwikkelen en zijn onvermijdelijk, het is normaal dat dit erbij hoort en je bent niet de enige die hiermee kampt. Een organisatie moet die openheid vragen en creëren. Als je deze cultuur creëert dan neemt dit de spanning, angst en schaamte weg. Mensen verwachten dan dat ze zich zo nu en dan ongemakkelijk voelen; dat hoort er eenmaal bij. Wat helpt is om als leidinggevende feedback te vragen i.p.v. te geven. Op die manier geef je het goede voorbeeld en wordt het meer gemeengoed om dit te doen.

Het stimuleren van eerlijke, constructieve en betrokken feedback zorgt ervoor dat de communicatie verbeterd wordt binnen een organisatie of een team.


Kwetsbaarheid staat centraal in het feedbackproces, of we nu feedback geven, ontvangen of vragen. Die kwetsbaarheid welke gepaard gaat met onzekerheid, risico’s en emotionele blootstelling voor alle betrokkenen gaat nooit over, ook al zijn we getraind. Het voordeel van ervaring is dat we weten dat we de blootstelling en onzekerheid zullen overleven en dat het de moeite waard is het risico te nemen.

Goed om te weten is, dat we natuurlijke gedachtes hebben die onze onzekerheid wegduwen. Verstandig daarbij is om dit te herkennen en de gedachtes even te negeren en goed te luisteren naar hetgeen iemand zegt en er uiteindelijk iets mee te gaan doen. Enkele natuurlijke gedachtes zijn:

  • Wie ben jij wel niet om dat te zeggen?
  • Ja, maar zo doe ik het altijd, dat hoort gewoon bij mij.
  • Ja, maar klopt het wel wat je daar zegt?

Feedback kun je geven wanneer je betrokken bent!


Je bent betrokken wanneer je de volgende checklist kunt afvinken:

  1. Je bent bereid om naast diegene te zitten, i.p.v. tegenover;
  2. Je bent bereid om te luisteren, vragen te stellen en te accepteren dat je het probleem mogelijk niet helemaal doorziet;
  3. Je kunt diegene aanspreken op zijn/haar gedrag zonder diegene schaamte of schuldgevoelens te bezorgen;
  4. Je hebt ook oog voor wat er goed gaat en niet alleen voor de fouten;
  5. Je ziet de sterke punten en geeft tips hoe diegene deze kan gebruiken om haar/zijn zwakke punten aan te pakken;
  6. Je kunt oprecht diegene bedanken voor de inspanningen in plaats van hem/haar aan te vallen op zijn/haar tekortkomingen;
  7. Je bent bereid om problemen gezamenlijk aan te pakken, in plaats van naar diegene door te schuiven;
  8. Je wilt verantwoording nemen voor je eigen aandeel;
  9. Je kunt met diegene praten over hoe het probleem opgelost kan worden en hoe kansen worden geboden om te groeien;
  10. Je kunt de kwetsbare opstelling en openheid geven die ook van hem/haar wordt verwacht.

* Inspiratie uit het boek van Brené Brown ‘De kracht van kwetsbaarheid’

Wat zou er veranderen in de betrokkenheid van werknemers als leiders naast hen gingen zitten en zeiden: “Bedankt voor je inbreng. Die is erg waardevol, want…..alleen ……. staat je groei in de weg. Wat kunnen we doen om dat te verbeteren?”

Effect van slechte feedback geven is stilstand en verdediging!

Als je onder druk staat, is het erg moeilijk om ruimte in je hoofd en hart te vinden voor het geven van goede feedback. Gewapende feedback is niet bevorderlijk voor blijvende en zinvolle veranderingen. Niemand staat open voor feedback en is bereid te veranderen of verantwoordelijkheid te nemen wanneer hij wordt uitgefoeterd. Dit leidt er alleen toe dat we onszelf automatisch in bescherming nemen.

Feedback kan je het beste geven door middel van het drieslagmodel met de volgende stappen:

  1. Doe niet te veel suggestieve beweringen of oordelende uitspraken in de zin van “ik vond”. Benoem de feiten door aan te geven wat je hebt gezien of gehoord;
  2. Geef aan wat de effecten van de feiten zijn;
  3. Je sluit af met een compliment en een verbeterpunt. Een verbeterpunt geef je gelijkmatig en je kunt ervoor kiezen of hij/zij zelf het verbeterpunt kan benoemen. Mocht hij/zij dat niet kunnen dan geef jij jouw idee.

Om overleggen, presentaties of brainstormsessies optimaal te maken kun je ervoor kiezen om aan het einde elkaar feedback te geven. Degene die het overleg, de presentatie of brainstormsessie geeft, ontvangt feedback van alle aanwezigen. De aanwezigen moeten drie sterke punten noemen en een verbeterpunt volgens het drieslagmodel. Vervolgens is het de bedoeling dat ze, uitgaande van de drie sterke punten die ze hebben gevonden, een suggestie doen voor hoe degene die de sessie leidt, zichzelf op het zwakke punt kan verbeteren. Ook de leider geeft de deelnemers volgens het drieslagmodel feedback, want een goede sessie heeft te maken met actie en reactie.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

  1. Wat is Ambitie?
  2. Ondernemen met plezier, focus en overzicht;
  3. Ontwikkelmogelijkheden voor een gezonde persoonlijke- en/of bedrijfsambitie;
  4. Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!
  5. Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken;
  6. Tenderproces voor een winnend EMVI-Plan.

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.