Ambitie Archieven - SUCCES PLAN | Ambitie | Recruitment

Tenderproces voor een winnend EMVI-plan!

Een winnend EMVI-plan betekent vooraf een proces met veel lezen, verzamelen van gegevens, coördineren, brainstormen, veel sparren, uitschrijven en overview en deadlines bewaken. Dit vindt allemaal plaats binnen een kort tijdsbestek waarbij de gewone werkzaamheden van de informanten veelal doorgaan. Het vraagt nogal wat van het tenderteam en de organisatie!

Door het bepalen van de strategie en de manier van schrijven ontstaat een EMVI-plan dat past bij de klantvraag. Een winnend EMVI-plan draagt oplossingen aan die de pijnpunten van de klant wegnemen. Daarom is het belangrijk dat je de klant goed kent. Alleen dan behaalt de inschrijvende organisatie haar commerciële doelen!

Het tenderproces bestaat uit een aantal onderdelen en begint met de kick-off waar gezamenlijk de planning wordt opgesteld, de scope wordt verdeeld en de informanten en reviewers als experts worden samengesteld. Zowel bij het samenstellen van de informanten, de reviewers als het tenderteam moet gekeken worden naar de toegevoegde waarden en de diversiteit van functies op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau. Vervolgens worden de aanbestedingsdocumenten grondig gelezen en de gegevens per criterium geclusterd. Dit kun je eenvoudig doen door aantekeningen te maken en verwijzingen te verzamelen. Voor de verdere gegevensverzameling zoek je naar klantinformatie zoals berichten op social media, beleidsstukken, visies enz. De aantekeningen gebruik je voor het voorbereiden van de sessies en als check wanneer het EMVI-plan af is of alle onderdelen voldoende beschreven zijn.

De eerste brainstormsessie gaat over het klantonderzoek en het doorgronden van de EMVI-criteria met beoordelingskader. Het doel van de sessie is de zorgvraag met pijnpunten en risico’s te achterhalen. Kijk hiervoor door de bril van de klant. Daarnaast worden de kansen en bedreigingen ten aanzien van het inschrijven onderzocht. Uiteindelijk moet vanuit de sessie de “Strategy 2 Win” bepaald worden. Daaropvolgend worden er sessies georganiseerd voor de criteria waarbij gezocht moet worden naar de vernieuwende maatregelen en Unique Selling Points (USP).

Om het overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken.

Om de overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken. Tijdens de tussentijdse deadlines neem je even een stap terug om het grote geheel te bekijken. Is je strategie nog steeds herkenbaar? Komt deze in ieder onderwerp en hoofdstuk duidelijk terug? Blijkt uit je plan dat je de pijn en risico’s van de opdrachtgever kent? Om deze vragen te beantwoorden kun je natuurlijk ook iemand inschakelen die het plan nog niet gelezen heeft.

Als het EMVI-plan voor 80% klaar is, is het tijd om te reviewen. Hiervoor is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat er van de reviewers verwacht wordt. Stuur het EMVI-plan tijdig op zodat ze voldoende tijd hebben om het te lezen, voor te bereiden en hun feedback te geven. Wanneer het plan 100% staat, volgt de laatste review. Daarna kan begonnen worden aan de lay-out.

Tot slot is het belangrijk om zowel intern als extern te evalueren. Naast het feit dat dit goed is om het tenderproces te blijven verbeteren, heeft dit ook een positieve invloed op de persoonlijke ontwikkeling van de tenderteamleden!

Tips en voordelen voor het maken van een winnend EMVI-plan

Voordelen van een gestructureerd tenderproces:

Er is meer ruimte en flexibiliteit in de plannen;
Creativiteit wordt gestimuleerd;
Het vermindert discussies en het zorgt dat de neuzen dezelfde kant op staan;
De vaart blijft in het proces;
Door een goede vastlegging worden stappen vereenvoudigd of kunnen worden overgeslagen;
Alle afspraken worden centraal beheerd waardoor ze niet vergeten worden;
Iedereen is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Voordelen van een creatieve brainstormsessie:

Gezamenlijk bepalen van de strategie met de rode draad;
Door blijven vragen tot de maatregel gevonden is waarbij de score 10 behaald wordt;
In een relatief korte tijd komen tot oplossingen en maatregelen/prestatiebeloftes;
Commitment en draagvlak creëren binnen de organisatie;
Ontstaan van nieuwe ideeën;
Het zorgt voor een ontspannen en informele sfeer.

Tips voor de opbouw van het EMVI-Plan:

Zorg voor slimme maar vooral vernieuwende ideeën die je ook kunt nakomen;
Vermeld maatregelen/prestatiebeloftes in overzichtelijke blokjes. Hierdoor wordt de toegevoegde waarde zichtbaar;
Beschrijf de borging van de maatregelen/prestatiebeloftes;
Beschrijf USP’s en laat logische eisen zoveel mogelijk weg. Zorg dat de USP’s opvallen in het plan. Hiermee wordt de meerwaarde duidelijk zichtbaar;
Zorg voor een plezierig lezend plan door helder en overtuigend te schrijven;
Bouw een gevoel van vertrouwen op;
Noem de risico’s/pijnpunten en vervolgens de beheersmaatregel;
Leg je plan langs de SMART-meetladder (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden);
Maak gebruik van harde beloftes;
Simuleer een praktijksituatie waarbij je uitleg geeft over de acties en maatregelen;
Benoem referenties;
Zorg voor een duidelijk overzicht zodat de beoordelaar de criteria gemakkelijk kan herleiden en de beoordelingspunten kan afvinken.

Tips voor het schrijven van het EMVI-PLAN:

Zorg ervoor dat het plan voor zowel techneuten als niet-techneuten leesbaar is;
Gebruik geen woorden als “meer”, “beter”, “minder”, “zullen”, “sneller”, “zo veel mogelijk”, “beste” en “veiligste”. Dit zijn woorden die nietszeggend zijn;
Wissel korte en bondige zinnen af met wat langere zinnen. Korte zinnen hebben maximaal 12 woorden en langere zinnen maximaal 18;
Schrijf korte en bondige alinea’s, gemiddeld 12-14 regels per alinea;
Maak gebruik van opsommingen;
Schrijf actief en laat passieve woorden als ‘worden’, ‘zullen’ en ‘zijn’ achterwege!
Zorg voor minimaal 1 afbeelding of tabel per pagina en zorg voor consistentie tussen de afbeelding en de tekst;
Gebruik een leuke of grappige quote of een opvallende term die blijft hangen bij de lezer;
Benoem het probleem van de klant, vervolgens het proces en geef daarná pas de oplossing;
Maak ter verduidelijking gebruik van processchema’s, planningen en/of iconen.

Tips voor professionaliteit uitstralen:

Wees overtuigend en speel in op het gevoel van de klant;
Houd het simpel en prettig leesbaar;
Maak indien mogelijk een inhoudsopgave met een leeswijzer en toelichting;
Maak gebruik van mooie illustraties, (proces)schema’s, tabellen, matrixen, grafieken en afbeeldingen die laagdrempelig, leesbaar en helder zijn;
Wees creatief met de vormgeving. Wanneer in de eisen staat dat het plan maximaal zes A4’tjes tekst mag bevatten, kun je overwegen een extra blad met afbeeldingen toe te voegen. Ook kun je per criterium een inhoudsopgave maken;
Pas de opmaak aan op het project, de opdrachtgever of het thema dat centraal staat. Laat vooral de eigen huisstijl los;
Experimenteer door afbeeldingen, kolommen, marges of verschillende posities toe te passen. Wil je het echt anders doen dan kun je bewegende beelden, sitepagina’s of interactieve links in pdf toevoegen.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

Samenwerken met SUCCES PLAN biedt jou:

Brainstormen voor onderzoek en strategie waarbij we kritische vragen stellen en doorvragen;
Aandragen van creatieve ideeën;
Werken met sjablonen en een standaard tenderproces. Hierdoor verhogen wij de efficiëntie;
Schrijven van een SMART EMVI-plan;
Professionele vormgeving;
Flexibele capaciteit.

by Gabry van Leeuwen

Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken

Terugblikken doe je om te kijken of je tevreden bent geweest; zijn de vooropgestelde doelen volbracht, wat had beter gekund en wat kunnen we ervan leren. Daarnaast is het goed om bij het succes of ontwikkelingen van afgelopen jaar stil te staan en wellicht heb je nog iets te vieren! Met een ondernemersplan/jaarplan kijk je vooruit en maak je de kansen en bedreigingen inzichtelijk. Je werkt je ambitie uit, zorgt dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan en je creëert focus. Daarbij dien je rekening te houden met invloeden van buitenaf zoals trends, innovaties en maatschappelijke, politieke, culturele, economische en technologische ontwikkelingen.

Voldoen de bedrijfsdoelen en strategie nog voor het komende jaar of dient er bijgestuurd te worden?

Onderwerpen die in het jaarplan opgenomen dienen te worden zijn:

De onderneming met visie, missie, strategie en personeel;
Marktonwikkelingen, klantsegmenten, klantrelatie, kanalen en een concurrentieanalyse;
SWOT (strengths, weaknesses, opportunities en threats) analyse;
Marketingmix: klantwaarde, kernactiviteiten product/dienst, prijs, promotie, personeel en middelen;
Strategische partners;
Ontwikkeling (personeel en bedrijf) en Innovatie;
Financieel plan: kostenstructuur en inkomstenstromen;
Planning en borging.

Het plan van SUCCES PLAN is voor 2021 inmiddels af!

Hoe zit het met jouw plan?

Elk jaar staan we bij SUCCES PLAN stil bij wat er het afgelopen jaar gebeurd is. We kunnen zeggen dat het een bewogen jaar is geweest met leuke en nieuwe ontwikkelingen en helaas door corona ook het eerder beëindigen van opdrachten. Bij SUCCES PLAN blikken we elk jaar terug om te evalueren en te kijken of we tevreden zijn geweest; zijn de vooropgestelde doelen behaald, wat had beter gekund, wat kunnen we ervan leren en kunnen we nog vernieuwen. Daarnaast is het goed om toch ook bij het succes van afgelopen jaar stil te staan. Hieronder volgt een opsomming van de gebeurtenissen:

Site SUCCES PLAN: In totaal zijn er gedurende het jaar acht nieuwsbrieven op de site van SUCCES PLAN en op LinkedIn verschenen. De tekst op de site voor de homepages en AMBITIE is verbeterd en daarnaast hebben we een tabblad gemaakt voor referenties;
Borgen van processen: De theorieën “Van Maken naar Raken”, “Oplossingsgericht Werken” en “Het groot werkvormen boek” zijn geborgd in de bedrijfsprocessen voor de diensten. We hebben voor het maken van EMVI-plannen, marketingplannen, presentaties en voor brainstormsessies de processtandaarden geoptimaliseerd;
Ontwikkeling: We vinden het belangrijk om ook zelf aan onze persoonlijke ontwikkeling te werken en hebben trainingen gevolgd voor het effectief presenteren. Tijdens de training hebben we een mooie presentatie gemaakt voor SUCCES PLAN. Hier gaan we in 2021 een promotiefilm van maken;
Nieuw: We hebben een hulpmiddel ontworpen voor ondernemers die een volgende stap willen maken. Dit gaan we in 2021 promoten “SUCCES VERVOLGSTAPPEN VOOR ONDERNEMERS”.

Terugblikken doe je om te kijken of je tevreden bent geweest; zijn de vooropgestelde doelen volbracht, wat had beter gekund en wat kunnen we ervan leren.

Ambitie: In de vorm van een plan van aanpak hebben we voor Van Gelder Verkeerstechniek EMVI-plannen geschreven voor aanbestedingen. Voor het verzamelen van gegevens, het bepalen van de strategie en het uitwisselen van ideeën hebben we verschillende brainstormsessies georganiseerd.

Recruitment: Tot en met maart hebben we als Corporate Recruiter bij Croonwolter&dros gewerkt. In deze functie waren we verantwoordelijk voor het borgen van het recruitmentproces binnen de divisie Infra en het werven en selecteren van kandidaten. Omdat de organisatie flink moest groeien hebben we een strategische recruitmentplanning gemaakt en opgesteld voor drie jaar. Daarin waren meegenomen de verwachte groei, uitstroom, doorstroom, detavast, stagiaires/afstudeerders en BBL’ers. Wegens corona werd er een vacaturestop ingelast en eindigde de opdracht helaas eerder dan gepland.

Vanaf mei zijn we begonnen met het onderzoeken van nieuwe recruitmentmogelijkheden voor het detacheren en werven en selecteren. We zijn begonnen met het selecteren van een vaste pool van specialisten gericht op infra met een achtergrond in de elektrotechniek en werktuigbouwkunde.

Bedrijfsprocessen: Voor een aantal ondernemers hebben we processchema’s gemaakt voor het primaire en secundaire proces. Hierdoor werden knelpunten zichtbaar en verbeteringen bedacht en doorgevoerd. De verbeteringen bestonden voornamelijk uit handelingsduur, besparing van licenties en het verbeteren van de structuur zodat het overzichtelijk werd en iedereen overal snel toegang tot had.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

by Gabry van Leeuwen

Leiderschap is het sturen en bewaken van processen, creativiteit en innovatie!

Een goede leider is iemand die zich verantwoordelijk voelt voor het maken van ruimte voor de ontwikkeling van mensen en processen. Het woord ‘leider’ heeft niets te maken met positie, status of het aantal mensen aan wie iemand leiding geeft. Het heeft te maken met het sturen, bewaken en het creëren van ruimte voor de creativiteit, innovatie en het lerende vermogen.

Daarbij is het belangrijk om te luisteren naar elkaar, verschillende opties te bekijken en kennis te delen.

Je wilt ver wegblijven van een cultuur met beschuldigingen, geroddel, voortrekkerij, scheldpartijen, zwartepiet toespelen, het met beschuldigende vingers naar elkaar wijzen en machtsmisbruik. Als dit gebeurt kun je er donder op zeggen dat medewerkers zich uit zelfbescherming terugtrekken, geen betrokkenheid meer tonen, het minimale bijdragen en zich niet meer verantwoordelijk voelen. Wees je ervan bewust dat beschuldigingen of negatieve uitingen een manier zijn om je af te reageren en om (toch) gehoord te worden.

Goed leiderschap is het sturen en bewaken van het proces en het creëren van ruimte voor creativiteit, innovatie en het lerende vermogen.

Strategie voor goed leiderschap is:

De verwachtingen helder stellen, dit duidelijk communiceren en borgen in het proces;
Luisteren naar elkaar en openstaan voor ideeën;
Ruimte maken voor het kwetsbaar kunnen opstellen. Leiders en managers kunnen dit stimuleren door te vertellen wat de verbeteringen zijn binnen de organisatie en door te vertellen wat hun eigen ervaringen zijn;
Oog en tijd hebben voor verbeteringen. Niet altijd maar in de waan van de dag leven, maar ruimte plannen voor creativiteit;
Het borgen van de afspraken, informatie, acties of besluiten tijdens vergaderingen, brainstormsessies of overleggen. Zorgen dat er duidelijkheid is, alle betrokkenen op de hoogte zijn en acties uitgevoerd kunnen worden. Een leidinggevende stuurt hierop aan;
Het trainen van medewerkers in het geven en ontvangen van feedback op een manier die groei en betrokkenheid stimuleert;
Verantwoordelijkheid laag leggen;
Kennis delen en uitwisselen, een inspirator zijn;
Ruimte geven voor fouten en ontwikkelingen.

Wil je meer weten over BEDRIJFSPROCESSEN lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

by Gabry van Leeuwen

Ondernemen met plezier, focus en overzicht

Ambitie is streven naar een bepaald doel. Voor sommigen onder ons klinkt “doelen stellen” erg zwaar en wordt daarbij gedacht aan het verzetten van veel werk. Wij denken daar anders over…… Doelen kunnen klein zijn en met veel plezier uitgevoerd worden. Op het moment dat je het bedenkt en ermee aan de slag gaat, ervaar je namelijk plezier. Dit komt omdat je een groei ziet en ervaart. En dat moet gevierd worden!

Het is goed om elk jaar stil te staan bij wat er allemaal gebeurd is en “vinken” te zetten achter een aantal geplande doelen (groot en klein); te evalueren wat er goed is gegaan en wat misschien beter of anders kan, daarnaast om te bekijken wat er komend jaar gaat plaatsvinden.

‘Voorheen deed ik dat alleen zakelijk door middel van een bedrijfsplan, echter nu doe ik dit ook met een balans tussen privé/zakelijk en persoonlijke ontwikkeling. Een keer in de drie jaar doe ik dat ondersteunend met een moodboard. Eigenlijk maakt het niet uit hoe je je doelen opstelt, het belangrijkste is dat je je doelen gaat borgen en uitvoeren!’

Een goed begin is het halve werk en vergroot de kans op succes!

Daarom verdient het bedenken van je (bedrijfs)doelen met prioriteiten, focus en efficiëntie veel aandacht!

Een klant die wij geholpen hebben met haar bedrijfsplan zei het volgende:

‘Door het maken van mijn bedrijfsplan loop ik nu minder tegen beperkingen aan. Dit komt omdat ik nu een duidelijk doel heb met een gerichte focus op mijn soort klanten en mijn toegevoegde waarden.’

Hierdoor ervaart ze geen lastige dilemma's meer zoals:

Vooraf de wederzijdse verwachtingen niet helemaal helder hebben;
Te laat een “nee” verkopen tegen een klant die te veel eist of geen beslissingen neemt;
Afwijken van haar diensten;
Te veel kortingen geven;
Haar toegevoegde waarden niet duidelijk kunnen maken en niet kunnen onderbouwen met resultaten;
Veel werk leveren en weinig omzet genereren.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

by Gabry van Leeuwen