Bedrijfsprocessen

Effectief notuleren met resultaat voor iedereen!

Problemen met notuleren? Hoe zorg je ervoor dat het notuleren door iedereen als zinvol wordt ervaren? Door doelgericht, efficiënt, inspirerend, met de tijd mee, kansrijk, digitaal, waardevol én nuttig te zijn.

Omdat SUCCES PLAN verscheidene opdrachten uitvoert bij verschillende klanten weten we dat er een diversiteit bestaat aan notulen, het opvolgen van de acties en het borgen van besluiten of werkprocessen. Maar hoe zorg je er nu voor dat de notulen gaan leven en vooral effectief en efficiënt zijn voor iedereen? Op internet is veel informatie te vinden over de opzet van notulen met enkele tips. Notulen zijn niet vrijblijvend maar dienen vooral goed geborgd te worden zodat betrokkenen op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en de gestelde doelen behaald kunnen worden.

Nut en noodzaak notuleren: Notuleren van afdelings-, project- of directie- en managementvergaderingen behoort van oudsher tot een van de taken om samen te werken. Bijzonder is dat men dat niet beschouwt als een van de meest geliefde taken. En dat is jammer! Het notuleren helpt de organisatie om onderwerpen, acties en besluiten te borgen, draagvlak te creëren door opvolging te geven en zaken terug te lezen wanneer dat nodig is. Doordat je betrokken bent bij de voorbereiding én het bijwonen van de vergadering weet je als geen ander wat er speelt en daardoor kun je nog sneller en pro-actiever reageren op en informeren over zaken die spelen in de organisatie!

1. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is erg belangrijk en kun je onderverdelen in:

• Het opstellen van de agendapunten en het inlezen van alle agendastukken en/of onderwerpen: Dit is belangrijk om de hoofd- en bijzaken tijdens een discussie te kunnen onderscheiden. Daarnaast hoeft datgene wat in een vergaderstuk, werkproces of handboek staat, niet genotuleerd te worden maar kan ernaar verwezen worden.
• Formuleer goed het doel van een agendapunt en/of laat je goed informeren: Bij een goede voorbereiding weet je hoe je het overleg moet leiden en/of moet beluisteren. Er kan een drietal doelen worden onderscheiden:
  1. 1. Informeren;
     2. Discussiëren;
     3. Actie/besluitvorming.
• Uitwerken: Ook het uitwerken van de notulen begint bij de voorbereiding van de vergadering. Wanneer je geen gebruik maakt van vergadersoftware is het handig om voor zowel de agenda als de notulen eenzelfde format te gebruiken. De een sla je op als “Agenda” en een kopie ervan sla je op als “Notulen”. Je kan ook een digitaal bord maken in bijvoorbeeld “Microsoft Whiteboard”.

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk.

• Stel het doel en de agendapunten van de vergadering vast;
• Zorg dat de juiste deelnemers aan tafel zitten en stel vast wie de notulen moet inzien;
• Zorg voor een overzichtelijke lay-out die voor iedereen begrijpelijk en gemakkelijk terug te lezen is;
• Informeer van te voren naar bijzonderheden zoals sfeer, emoties en eventuele problemen;
• Bereid de afrondingen van de agendapunten voor zodat erop gestuurd kan worden;
• Vul alvast het ‘voorblad’ van je notulen in;
• Maak, indien nodig, een presentielijst;
• Check je registratiemateriaal;
• Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet.

Actielijst: Het lijkt zo simpel om een goede actielijst te maken, maar in de praktijk blijkt dat velen hier toch nog over struikelen. Sommigen zetten de actie in de notulen zelf, dus bij het betreffende agendapunt. Het nadeel hiervan is, dat als de actie niet wordt uitgevoerd, je het actiepunt kwijt bent. En wie bewaakt dan nog dat punt? Bovendien moet je de notulen doorlopen om je actiepunten eruit te halen. Makkelijker is het om alle actiepunten in één schema te zetten en bovenaan in de notulen. Zorg ervoor dat je huidige actielijst steeds meeverhuist naar je nieuwe notulen. De volgende kolommen zijn handig voor een actielijst:

1. Nr: Elk actiepunt krijgt een nummer. Zo kun je gemakkelijk de actielijst doorlopen;
2. Datum: Bij de datum vermeld je de datum van de huidige vergadering;
3. Punt: Dit is het agendapunt waaruit het actiepunt komt. Mochten er vragen zijn over het actiepunt, dan hoef je niet je gehele notulen door te scrollen;
4. Wie: Is degene die de actie moet ondernemen;
5. Wanneer: Is wanneer de actie uitgevoerd moet worden;
6. Status: De status van de actie die je kunt standaardiseren naar loopt, on-hold, op termijn of afgehandeld.

De actielijst is een dynamische lijst; hij verandert steeds. Punten die zijn afgehandeld, haal je van de actielijst af. In het schema zie je dan ook dat de nummering niet helemaal doorloopt en nummers gaan ontbreken die afgehandeld zijn. Het handigste is om elke maand, elk kwartaal of elk jaar opnieuw te nummeren, zodat je niet in de 100-tallen terecht komt.

Besluitenlijst: Een besluitenlijst is een statische lijst, die niet verandert. Het besluit is immers genomen. In de praktijk zien wij weleens dat bij elke vergadering een nieuwe besluitenlijst gemaakt wordt. Het is praktischer om één besluitenlijst te gebruiken met een indeling op de verschillende onderdelen van het primaire proces, het besturende proces of de ondersteunende processen. Zo hoef je niet alle notulen door te worstelen om te zien wat er besloten is, maar heb je één duidelijk overzicht. Per besluit staat een verwijzing waar het besluit geborgd is, zodat ook het proces aangepast is op het besluit en iedereen daarnaar gaat werken. De volgende kolommen zijn handig voor een besluitenlijst:

1. Nr: Elk besluit krijgt een nummer. Zo kun je gemakkelijk de besluitenlijst doorlopen;
2. Datum: Datum van het besluit;
3. Verwijzing notulen: Als je de notulen op Sharepoint bewaakt, kun je een verwijzing (hyperlink) maken naar de notulen;
4. Verwijzing waar het besluit geborgd is: Om goed te kunnen borgen zijn er duidelijke en eenvoudige processen noodzakelijk die centraal bewaakt worden en inzichtelijk zijn voor de betrokkenen. Er kan dan verwezen worden naar het primaire proces, het besturende proces of de ondersteunende processen via een hyperlink naar bijvoorbeeld Sharepoint of Googledrive, een handboek, processchema of projectenmap. Er kan ook verwezen worden naar een bepaald softwaresysteem waarin gewerkt wordt;
5. Besluit: Omschrijving van het besluit.

Resultaat begint met een slimme lay-out

3. Uitvoering

Iedere vergadering dient te bestaan uit een check in waar er ruimte is voor emotie, humeur en humor. Daarna wordt er overgegaan naar de actiepunten en besproken punten van het vorige overleg, de borging van de besluiten uit het vorige overleg en de inhoudelijke agendaonderwerpen. Zo ontstaat er een up-to-date borging waarin het plan, de do-, check- en act-cyclus is geborgd.

Zijn er vragen? Dan pak je de verwijzingen naar het geborgde proces, onderwerp of besluit erbij en bespreek je de inhoud. Zo leer je iedereen omgaan met hoe zaken geborgd worden. Wees alert, grijp in bij onduidelijkheden (denk niet: “Dat vraag ik later wel.”), luister naar signaalwoorden en luister naar concrete afrondingen. Maak na elk vergaderpunt een samenvatting en check of de belangrijkste zaken genoteerd zijn.

Wat doe je nu met de actiepunten die steeds maar weer worden doorgeschoven? Hierin rust een belangrijke taak voor de voorzitter die tijdens de vergadering dient te achterhalen waarom een actiepunt wordt doorgeschoven. Daarom is het handig om bij elk actiepunt óók een deadline te vermelden.

Redenen waarom agendapunten steeds terugkomen zijn:

• Slecht voorbeeldgedrag van de teamleider;
• Geen aanspreekcultuur;
• Onrealistisch timemanagement, het is niet haalbaar;
• Gedeelde verantwoordelijkheid (“Ik dacht dat jij het zou doen…”);
• Sociaal wenselijk gedrag, het gevoel dat je ‘ja’ moet zeggen dus dat doe je dan maar;
• Er is nog geen urgentie en dus is het onnodig vroeg geprogrammeerd;
• Actielijstjes worden er vaak pas vlak voor de vergadering bij gepakt, nog ‘snel’ even afhandelen;
• Actiepunten worden niet vol overgave, bewustwording en betrokkenheid vastgesteld!

Het voorkomen dat actiepunten steeds terugkomen tijdens de vergadering:

• Maak de afweging of het actiepunt belangrijk genoeg is en iets bijdraagt/oplevert ten aanzien van de doelstellingen;
• Check of het echt zo snel moet of dat het misschien ook later kan;
• Zorg dat duidelijk is wie het gaat doen en wat er nodig is om de taak uit te voeren;
• Maak een eindscore per vergadering: hoeveel procent van de actiepunten is afgetikt? Evalueer dit aan het eind en vergelijk de score met de vorige vergadering;
• Als een teamlid zijn acties niet afgehandeld heeft dan trakteert hij/zij op taart of iets gezonds;
• Check bij ieder niet nagekomen punt of dit voorzien had kunnen worden om hier vervolgens iets van te leren;
• Beloon afgeronde actiepunten.

3. Na de vergadering:

Blijf 10 minuten langer in de vergaderzaal om structuur te brengen in de aantekeningen. Wacht niet te lang met uitwerken; het is slim om je notulen binnen twee werkdagen uit te werken. Zorg voor een rustige ruimte waarin je je kunt concentreren en laat je niet afleiden. Cluster alles netjes, wees kort en bondig en voorkom dubbelingen. Zorg dat de lay-out duidelijk is met sprekende en actuele hoofdstukken. Zorg dat het gemakkelijk leest door een duidelijke zinsopbouw waarbij eventuele verwijzingen dienen te kloppen. Nieuwe digitale programma’s, tools en apps maken notuleren makkelijker en sneller.

Stuur het verslag naar alle noodzakelijke ontvangers. Gooi je aantekeningen pas weg nadat de notulen in de volgende vergadering zijn goedgekeurd.

Je kunt de actielijst ook in een apart bestand of een softwareprogramma zoals Trello of Microsoft Planner maken. Voor diegenen die acties moeten uitvoeren is het handig om na de vergadering hiervoor alvast tijd af te blokken in de agenda’s. Zo wordt voorkomen dat agenda’s vollopen en er vergeten wordt om de acties uit te voeren.

Wil je meer weten over BEDRIJFSPROCESSEN lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

1. Tijd creëren en overview bewaken;
2. Procesmanagement, de sleutel voor interne processen, marktpositie en klantwaarden!
3. Checklist voor het up-to-date houden van het AVG-Proces;
4. Risicomanagement als drijfveer voor groei!
5. Leiderschap is het sturen en bewaken van processen, creativiteit en innovatie!
6. Het bedrijfsproces afstemmen op de klantvraag;
7. Effectief notuleren met resultaat voor iedereen!

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

by Gabry van Leeuwen