Tenderproces voor een winnend EMVI-plan!

Een winnend EMVI-plan betekent vooraf een proces met veel lezen, verzamelen van gegevens, coördineren, brainstormen, veel sparren, uitschrijven en overview en deadlines bewaken. Dit vindt allemaal plaats binnen een kort tijdsbestek waarbij de gewone werkzaamheden van de informanten veelal doorgaan. Het vraagt nogal wat van het tenderteam en de organisatie!

Door het bepalen van de strategie en de manier van schrijven ontstaat een EMVI-plan dat past bij de klantvraag. Een winnend EMVI-plan draagt oplossingen aan die de pijnpunten van de klant wegnemen. Daarom is het belangrijk dat je de klant goed kent. Alleen dan behaalt de inschrijvende organisatie haar commerciële doelen!

Het tenderproces bestaat uit een aantal onderdelen en begint met de kick-off waar gezamenlijk de planning wordt opgesteld, de scope wordt verdeeld en de informanten en reviewers als experts worden samengesteld. Zowel bij het samenstellen van de informanten, de reviewers als het tenderteam moet gekeken worden naar de toegevoegde waarden en de diversiteit van functies op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau. Vervolgens worden de aanbestedingsdocumenten grondig gelezen en de gegevens per criterium geclusterd. Dit kun je eenvoudig doen door aantekeningen te maken en verwijzingen te verzamelen. Voor de verdere gegevensverzameling zoek je naar klantinformatie zoals berichten op social media, beleidsstukken, visies enz. De aantekeningen gebruik je voor het voorbereiden van de sessies en als check wanneer het EMVI-plan af is of alle onderdelen voldoende beschreven zijn.

De eerste brainstormsessie gaat over het klantonderzoek en het doorgronden van de EMVI-criteria met beoordelingskader. Het doel van de sessie is de zorgvraag met pijnpunten en risico’s te achterhalen. Kijk hiervoor door de bril van de klant. Daarnaast worden de kansen en bedreigingen ten aanzien van het inschrijven onderzocht. Uiteindelijk moet vanuit de sessie de “Strategy 2 Win” bepaald worden. Daaropvolgend worden er sessies georganiseerd voor de criteria waarbij gezocht moet worden naar de vernieuwende maatregelen en Unique Selling Points (USP).

Om het overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken.


Om de overview te bewaken is het raadzaam om tijdens het tenderproces met tussentijdse deadlines te werken. Tijdens de tussentijdse deadlines neem je even een stap terug om het grote geheel te bekijken. Is je strategie nog steeds herkenbaar? Komt deze in ieder onderwerp en hoofdstuk duidelijk terug? Blijkt uit je plan dat je de pijn en risico’s van de opdrachtgever kent? Om deze vragen te beantwoorden kun je natuurlijk ook iemand inschakelen die het plan nog niet gelezen heeft.

Als het EMVI-plan voor 80% klaar is, is het tijd om te reviewen. Hiervoor is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat er van de reviewers verwacht wordt. Stuur het EMVI-plan tijdig op zodat ze voldoende tijd hebben om het te lezen, voor te bereiden en hun feedback te geven. Wanneer het plan 100% staat, volgt de laatste review. Daarna kan begonnen worden aan de lay-out.

Tot slot is het belangrijk om zowel intern als extern te evalueren. Naast het feit dat dit goed is om het tenderproces te blijven verbeteren, heeft dit ook een positieve invloed op de persoonlijke ontwikkeling van de tenderteamleden!

Tips en voordelen voor het maken van een winnend EMVI-plan

Voordelen van een gestructureerd tenderproces:

  • Er is meer ruimte en flexibiliteit in de plannen;
  • Creativiteit wordt gestimuleerd;
  • Het vermindert discussies en het zorgt dat de neuzen dezelfde kant op staan;
  • De vaart blijft in het proces;
  • Door een goede vastlegging worden stappen vereenvoudigd of kunnen worden overgeslagen;
  • Alle afspraken worden centraal beheerd waardoor ze niet vergeten worden;
  • Iedereen is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Voordelen van een creatieve brainstormsessie:

  • Gezamenlijk bepalen van de strategie met de rode draad;
  • Door blijven vragen tot de maatregel gevonden is waarbij de score 10 behaald wordt;
  • In een relatief korte tijd komen tot oplossingen en maatregelen/prestatiebeloftes;
  • Commitment en draagvlak creëren binnen de organisatie;
  • Ontstaan van nieuwe ideeën;
  • Het zorgt voor een ontspannen en informele sfeer.

Tips voor de opbouw van het EMVI-Plan:

  • Zorg voor slimme maar vooral vernieuwende ideeën die je ook kunt nakomen;
  • Vermeld maatregelen/prestatiebeloftes in overzichtelijke blokjes. Hierdoor wordt de toegevoegde waarde zichtbaar;
  • Beschrijf de borging van de maatregelen/prestatiebeloftes;
  • Beschrijf USP’s en laat logische eisen zoveel mogelijk weg. Zorg dat de USP’s opvallen in het plan. Hiermee wordt de meerwaarde duidelijk zichtbaar;
  • Zorg voor een plezierig lezend plan door helder en overtuigend te schrijven;
  • Bouw een gevoel van vertrouwen op;
  • Noem de risico’s/pijnpunten en vervolgens de beheersmaatregel;
  • Leg je plan langs de SMART-meetladder (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden);
  • Maak gebruik van harde beloftes;
  • Simuleer een praktijksituatie waarbij je uitleg geeft over de acties en maatregelen;
  • Benoem referenties;
  • Zorg voor een duidelijk overzicht zodat de beoordelaar de criteria gemakkelijk kan herleiden en de beoordelingspunten kan afvinken.

Tips voor het schrijven van het EMVI-PLAN:

  • Zorg ervoor dat het plan voor zowel techneuten als niet-techneuten leesbaar is;
  • Gebruik geen woorden als “meer”, “beter”, “minder”, “zullen”, “sneller”, “zo veel mogelijk”, “beste” en “veiligste”. Dit zijn woorden die nietszeggend zijn;
  • Wissel korte en bondige zinnen af met wat langere zinnen. Korte zinnen hebben maximaal 12 woorden en langere zinnen maximaal 18;
  • Schrijf korte en bondige alinea’s, gemiddeld 12-14 regels per alinea;
  • Maak gebruik van opsommingen;
  • Schrijf actief en laat passieve woorden als ‘worden’, ‘zullen’ en ‘zijn’ achterwege!
  • Zorg voor minimaal 1 afbeelding of tabel per pagina en zorg voor consistentie tussen de afbeelding en de tekst;
  • Gebruik een leuke of grappige quote of een opvallende term die blijft hangen bij de lezer;
  • Benoem het probleem van de klant, vervolgens het proces en geef daarná pas de oplossing;
  • Maak ter verduidelijking gebruik van processchema’s, planningen en/of iconen.

Tips voor professionaliteit uitstralen:

  • Wees overtuigend en speel in op het gevoel van de klant;
  • Houd het simpel en prettig leesbaar;
  • Maak indien mogelijk een inhoudsopgave met een leeswijzer en toelichting;
  • Maak gebruik van mooie illustraties, (proces)schema’s, tabellen, matrixen, grafieken en afbeeldingen die laagdrempelig, leesbaar en helder zijn;
  • Wees creatief met de vormgeving. Wanneer in de eisen staat dat het plan maximaal zes A4’tjes tekst mag bevatten, kun je overwegen een extra blad met afbeeldingen toe te voegen. Ook kun je per criterium een inhoudsopgave maken;
  • Pas de opmaak aan op het project, de opdrachtgever of het thema dat centraal staat. Laat vooral de eigen huisstijl los;
  • Experimenteer door afbeeldingen, kolommen, marges of verschillende posities toe te passen. Wil je het echt anders doen dan kun je bewegende beelden, sitepagina’s of interactieve links in pdf toevoegen.

Wil je meer weten over AMBITIE lees dan ook de voorgaande inspiratiebrieven:

    1. Wat is Ambitie?
    2. Ondernemen met plezier, focus en overzicht;
    3. Ontwikkelmogelijkheden voor een gezonde persoonlijke- en/of bedrijfsambitie;
    4. Feedback geven en ontvangen zodat groei en ontwikkeling gestimuleerd wordt!
    5. Ambitie waarmaken met terugblikken en vooruitkijken;
    6. Tenderproces voor een winnend EMVI-Plan.

Mis niets meer

Elke maand een wisselende inspiratiebrief met informatie, tips, ideeën, trends en ontwikkelingen gericht op ambitie, recruitment en bedrijfsprocessen? Schrijf je snel in via het inschrijfformulier.

Ook benieuwd hoe jouw bedrijfs- of afdelingsambitie omgezet wordt in haalbare doelen en gestructureerd uitgevoerd wordt? Neem dan contact op via het inschrijfformulier bij contact.

Samenwerken met SUCCES PLAN biedt jou:

  • Brainstormen voor onderzoek en strategie waarbij we kritische vragen stellen en doorvragen;
  • Aandragen van creatieve ideeën;
  • Werken met sjablonen en een standaard tenderproces. Hierdoor verhogen wij de efficiëntie;
  • Schrijven van een SMART EMVI-plan;
  • Professionele vormgeving;
  • Flexibele capaciteit.